A gestão de projetos audiovisuais geralmente apresenta uma série de desafios, contratempos e imprevistos que dificultam o sucesso.
Como em todos os tipos de projetos, é comum que ocorram imprevistos e contratempos, o que pode levar ao caos gerencial. No campo audiovisual, é comum que muitas empresas estejam envolvidas no desenvolvimento de projetos, o que complica ainda mais. No entanto, Lina Villa, uma especialista na área, ressalta que essas questões fazem parte do projeto. É necessário levar em consideração que podem ocorrer eventos imprevistos, e o importante é reagir a tempo, da maneira mais correta possível.
A estratégia para superar os problemas é tentar seguir em frente e buscar soluções o mais rápido possível. Villa ressalta que o elemento crucial para conseguir isso é a empatia e aprender a gerenciar as emoções tanto dos gerentes quanto dos clientes.
Outro aspecto a ser levado em conta é a transparência. Pois não adianta esconder os problemas que surgem do cliente, pois mais cedo ou mais tarde eles virão à tona de alguma forma.
Desenvolvimento de projetos audiovisuais
A primeira etapa é planejar e estruturar as etapas a serem seguidas até a conclusão do projeto. Para isso, Villa propõe o desenvolvimento de uma nova metodologia que combina a organização tradicional com a metodologia Agile.
Essa nova metodologia prioriza indivíduos e interações em vez de processos e ferramentas; desempenho do projeto em vez de documentação extensa; colaboração do cliente em vez de negociação, entre outros. O processo de desenvolvimento dessa metodologia consiste em cinco fases: iniciação, planejamento, implementação, monitoramento e controle, e encerramento.
Documentação
São indispensáveis seis tipos de documentação que são essenciais para iniciar e implementar o projeto e que apoiam a empresa. Nas reuniões em que os representantes de vendas apresentam os projetos dos clientes, deve ser criado um termo de construção do projeto. Ou seja, coloque por escrito o que foi vendido a cada cliente, para entender claramente o que será entregue ao cliente, as datas e o escopo.
Também é importante executar a estrutura de divisão do trabalho para determinar quanto tempo é gasto em cada tarefa. O plano de gestão de projetos deve informar como o projeto está sendo gerenciado. Acompanhará o relatório de visitas, que deve ser compartilhado com o cliente diariamente. Dessa forma, o cliente saberá o que está sendo trabalhado e como os problemas foram resolvidos.
Por fim, é importante elaborar um plano de capacitação, para registrar qual formação é fornecida, por quem e quem participa. No final do projeto, deve ser criada uma declaração de encerramento, na qual o cliente deve assinar que o projeto foi recebido dentro do prazo.
A Universidad Internacional Iberoamericana (UNIB) oferece o Mestrado em Desenho e Direção de Projetos.
Fonte: ¿Cómo optimizar la gestión de proyectos audiovisuales?
