Cada vez más, se reconoce la importancia de la gestión de las partes interesadas en el éxito de un proyecto. Sin embargo, esta tarea clave a menudo se pasa por alto o se le presta poca atención. 

En un mundo cada vez más digital y globalizado, la gestión efectiva de las partes interesadas se ha vuelto más crítica y desafiante. ¿Por qué? El número de partes interesadas en cualquier iniciativa ha aumentado, junto con la complejidad de coordinar la comunicación y la colaboración. 

¿Qué es la gestión de partes interesadas?

La gestión de las partes interesadas es el proceso de identificar, involucrar, organizar y mejorar las relaciones con individuos, grupos o partes internas y externas que puedan verse afectados o tener un impacto en el resultado de un proyecto. Es asegurarse de que los principales involucrados estén informados y se concentren en sus tareas. 

Según Barry Brunsman, director de asesoramiento de KPMG, los CIO deben ser intencionales en la gestión de las partes interesadas; deben desarrollar habilidades necesarias para ser eficientes en esta tarea y crear procesos que garanticen que el trabajo sea integral para todos. No gestionar bien las partes interesadas puede poner en riesgo el éxito del proyecto.

Beneficios de la gestión de partes interesadas

• Identificación e inclusión de todas las partes interesadas. Cada proyecto tiene partes interesadas diferentes, pero no todas son igualmente importantes para su éxito. Además, las necesidades de participación pueden cambiar a lo largo del proyecto. Un plan de gestión de partes interesadas ayuda a los líderes del proyecto a identificar a todas las partes interesadas y determinar su participación en cada etapa del proyecto. De esta manera, se evita obtener información incorrecta, excesiva o conflictiva al incluir a las personas adecuadas como partes interesadas.
• Mayor claridad y enfoque en las funciones. Un plan de partes interesadas establece expectativas realistas para cada tipo de parte interesada, lo que mejora la claridad en cuanto a sus roles.
• Mayor productividad. Las partes interesadas que comprenden su función y la de los demás tienden a mantenerse más enfocadas, lo que aumenta la productividad y las posibilidades de mantener el proyecto dentro del alcance desde el inicio.
• Mayor compromiso. Un plan de gestión de partes interesadas bien diseñado explica cómo el proyecto afectará a cada parte interesada, lo que les permite comprender los beneficios que recibirán. Esto contribuye a comprometer a las partes interesadas, incluso si ya están ocupadas con otras responsabilidades.
• Mejores conocimientos para los líderes del proyecto. El mayor conocimiento significa que las partes interesadas estarán más dispuestas a proporcionar su perspectiva sobre el proyecto, lo que podría guiar mejor su dirección y la forma de completarlo con éxito.
• Riesgos reducidos. Un plan de gestión de partes interesadas bien desarrollado y ejecutado reduce los conflictos al proporcionar claridad y compromiso. También permite identificar riesgos potenciales tempranamente y tomar las medidas correctivas necesarias para evitar que surjan problemas durante la ejecución del proyecto.

¿Cómo realizar un plan de gestión de partes interesadas?

1. El primer paso en el proceso es identificar a todas las partes interesadas relevantes para el proyecto. Esto implica realizar un análisis para crear una lista de las partes interesadas que deberían participar. 
2. Después, es necesario documentar el nombre de cada parte interesada, su rol actual y su rol en el proyecto, su información de contacto y su impacto en el resultado del proyecto.
3. Una vez identificadas las partes interesadas, es importante también documentar el papel y el impacto de cada una de ellas. Esto puede requerir reunirse con las partes interesadas para determinar su nivel de interés en el proyecto y su influencia en su ejecución y resultado. 
4. Es necesario priorizar a las partes interesadas según su participación requerida y su influencia esperada en el proyecto. Esto se puede hacer clasificándolas en diferentes categorías según su nivel de influencia e interés.
5. Luego, se desarrolla un plan de comunicaciones para mantener una comunicación efectiva con las partes interesadas. El plan debe incluir una descripción del tipo de comunicación, la frecuencia, el formato, los participantes y la distribución de las comunicaciones. 
6. También es importante cultivar mecanismos para recopilar información de las partes interesadas, para que puedan compartir sus perspectivas y conocimientos con los encargados del proyecto. 
7. Por último, se recomienda establecer una estructura de gobernanza para garantizar que se cumplan los requisitos y se involucre a todos los participantes necesarios.

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Fuente: Gestión de partes interesadas: la guía para influir en los resultados del proyecto