Cada vez mais, é reconhecida a importância da gestão das partes interessadas para o êxito de um projeto. No entanto, essa tarefa fundamental é frequentemente ignorada ou recebe pouca atenção.

Em um mundo cada vez mais digital e globalizado, a gestão efetiva das partes interessadas tornou-se mais crítica e desafiadora. Por quê? O número de participantes em qualquer iniciativa aumentou, juntamente com a complexidade de coordenar a comunicação e a colaboração.

O que é gestão das partes interessadas?

A gestão das partes interessadas é o processo de identificar, envolver, organizar e melhorar as relações entre indivíduos, grupos ou partes internas e externas que possam ser afetados ou gerar um impacto sobre o resultado de um projeto. Trata-se de assegurar que os principais interessados estejam informados e se concentrem em suas tarefas.

Segundo Barry Brunsman, diretor de consultoria da KPMG, os CIOs devem ser intencionais na gestão das partes interessadas; devem desenvolver as habilidades necessárias para serem eficientes nessa tarefa e criar processos que garantam que o trabalho seja integral para todos. Não gerenciar bem as partes interessadas pode comprometer o sucesso do projeto.

Benefícios da gestão de partes interessadas

• Identificação e inclusão de todas as partes interessadas. Cada projeto tem diferentes partes interessadas, mas nem todas são igualmente importantes para o seu êxito. Além disso, as necessidades de participação podem mudar ao longo do projeto. Um plano de gestão das partes interessadas ajuda os líderes de projeto a identificarem todas as partes interessadas e determinarem seu envolvimento em cada etapa do projeto. Dessa maneira, evita-se a obtenção de informações incorretas, excessivas ou conflitantes ao incluir as pessoas adequadas como partes interessadas.
• Maior clareza e ênfase nas funções. Um plano de partes interessadas define expectativas realistas para cada tipo de parte interessada, o que melhora a clareza acerca de suas funções.
• Maior produtividade. As partes interessadas que entendem sua função e a dos demais tendem a se manter mais focadas, o que aumenta a produtividade e as possibilidades de manterem o projeto dentro do escopo desde o início.
• Maior comprometimento. Um plano de gestão das partes interessadas bem elaborado explica como o projeto afetará cada parte interessada, o que permite a compreensão dos benefícios que receberão. Isso contribui para o comprometimento das partes interessadas, inclusive se elas já estiverem ocupadas com outras responsabilidades.
• Conhecimentos aprimorados para os líderes de projeto. O aumento dos conhecimentos significa que as partes interessadas estarão mais dispostas a fornecer sua perspectiva sobre o projeto, o que poderia orientar melhor sua direção e como concluí-lo com êxito.
• Redução de riscos. Um plano de gestão das partes interessadas bem desenvolvido e executado reduz os conflitos ao proporcionar clareza e comprometimento. Também permite que os riscos potenciais sejam identificados com antecedência e que medidas corretivas sejam tomadas para evitar o surgimento de problemas durante a execução do projeto.

Como elaborar um plano de gestão das partes interessadas?

• A primeira etapa do processo é identificar todas as partes interessadas relevantes para o projeto. Isso implica realizar uma análise para criar uma lista de partes interessadas que devem participar.
• Depois, é necessário documentar o nome de cada parte interessada, sua função atual e sua função no projeto, suas informações de contato e seu impacto no resultado do projeto.
• Uma vez identificadas as partes interessadas, também é importante documentar a função e o impacto de cada uma delas. Isso pode exigir uma reunião com as partes interessadas para determinar seu nível de interesse no projeto e sua influência na sua execução e no seu resultado.
• É necessário priorizar as partes interessadas de acordo com a participação requerida e com a influência esperada no projeto. Isso pode ser feito classificando-as em diferentes categorias de acordo com seu nível de influência e interesse.
• Em seguida, desenvolve-se um plano de comunicações para manter uma comunicação efetiva com as partes interessadas. O plano deve incluir uma descrição do tipo de comunicação, frequência, formato, participantes e distribuição das comunicações.
• Também é importante cultivar mecanismos para coletar informações das partes interessadas, para que elas possam compartilhar suas perspectivas e seus conhecimentos com os encarregados do projeto.
• Por fim, recomenda-se implementar uma estrutura de governança para garantir que os requisitos sejam cumpridos e que envolva todas as partes interessadas necessárias.

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Fonte: Gestión de partes interesadas: la guía para influir en los resultados del proyecto