Os projetos requerem atenção individualizada, visto que provavelmente servirão a um propósito diferente. No entanto, considerar toda a seleção de vários projetos permite uma alocação mais eficiente de recursos e tempo.
Embora cada projeto exija uma organização individual, também deve haver gerenciamento de portfólio de projetos. Isso enfatiza a priorização do conjunto de projetos intimamente relacionados para que geralmente levem a um maior sucesso comercial. Para obter o máximo do recrutamento e da execução, uma série de etapas de estratégia e execução precisam ser seguidas. Afinal, as organizações não possuem recursos financeiros e humanos ilimitados, portanto, esses elementos devem ser alocados com cuidado.
A primeira etapa para começar é estabelecer um critério de prioridade. Isso definirá como cada projeto é configurado e executado. Os critérios devem ser baseados no objetivo do projeto. Aqui é fundamental ouvir as opiniões dos clientes e colaboradores. Normalmente, os chefes mais poderosos determinam as prioridades da organização, mas se diversas vozes forem ouvidas, os resultados podem beneficiar um grupo mais amplo de pessoas.
Em seguida, considere os recursos alocados para cada portfólio de projeto. A capacidade de recursos da organização precisa ser analisada para fornecer uma imagem realista de como o negócio pode continuar. Ao reservar um tempo para confirmar a quantidade de recursos, sua organização acabará evitando os custos finais mais altos decorrentes do comprometimento excessivo.
Forneça dados claramente para cada portfólio de projeto. Isso incentivará mais colaboração entre os gerentes de projeto enquanto trabalham em suas atribuições. A documentação do andamento de cada projeto também é necessária para estabelecer conexões e reutilizar recursos, se possível. Quando todos os funcionários têm acesso a essas informações, as decisões podem vir de gerentes não seniores. Isso permite uma maior adoção e mudanças necessárias ao projeto devido à variedade de perspectivas adicionadas.
Examine as relações entre os projetos em geral. Determine se algum deles pode ser combinado, apresentado ou avançado. Com essa avaliação de desempenho, as equipes podem finalizar os projetos mais urgentes, pois não se distraem com aqueles que podem esperar. Esta etapa ressalta muito a necessidade de priorizar e levar em consideração toda a iniciativa do projeto para concluir as tarefas com eficácia.
Por fim, estabeleça um processo contínuo de gerenciamento de portfólio de projetos, mas deixe espaço para alterações quando necessário. Ao começar com um processo escalonável, repetível e padronizado, as organizações podem usar seus processos com eficácia. Porém, na determinação desse processo, a visão, a estratégia e os objetivos da empresa devem ser levados em consideração.
Essas cinco etapas podem ajudar muito no sucesso de sua empresa. Na verdade, de acordo com uma pesquisa, as organizações que realizam essa priorização estratégica podem agregar 40% a mais de valor. Além disso, se um projeto estiver alinhado com a estratégia, ele tem 57% a mais de chance de sucesso.
Embora a criação de uma estratégia seja importante, também é essencial reconsiderar os critérios estabelecidos à medida que os tempos mudam. As prioridades, valores e organizações podem mudar e devem se refletir nos processos. Essas etapas são muito importantes, pois entre 10% e 40% das carteiras estabelecidas não estão de acordo com as estratégias. Dedicar algum tempo para fazer algumas considerações adicionais aumentará a confiança no processo do projeto e, por fim, levará a um resultado melhor.
A Universidad Internacional Iberoamericana (UNINI Porto Rico) oferece diversos cursos de especialização nesta área de gestão de projetos. Um dos programas é o Mestrado em Design, Gestão e Direção de Projetos.
Fonte: Cartera de Proyectos Óptima
