Priorizar projetos estrategicamente é a chave para o sucesso, se feito corretamente.
Priorizar projetos estrategicamente é a chave para o sucesso. Um dos maiores problemas para os gerentes de projeto é decidir quais tarefas serão realizadas em um determinado período de tempo. Por exemplo, se houver 20 tarefas a serem concluídas antes do final do mês, mas só há tempo para 10. Quais são as tarefas prioritárias?
Esta é uma questão que, devido à falta de conhecimento ou organização, é respondida instintivamente. Entretanto, a importância do planejamento não deve ser subestimada. A má tomada de decisões pode significar o fracasso de uma empresa ou de um projeto. Portanto, o planejamento estratégico deve ser essencial para atingir o sucesso.
No PMI, Project Management Institute, Dave Garrett criou o ‘airfocus’. ‘Airfocus’ é um processo de priorização que gira em torno de quatro etapas.
Gerenciar os comentários dos clientes
Ouvir os clientes, organizar seus comentários e relacionar esses comentários a ideias e projetos pode ajudar a melhorar a tomada de decisões. As informações de mercado, além dos dados dos clientes, são úteis para validar ideias, reduzir riscos, tomar decisões baseadas em dados. Ter um sistema de gerenciamento de ideias centralizado permite que sua equipe analise, pontue e valide as ideias para garantir que elas se alinhem com sua visão e estratégia de alto nível.
Definir um marco de priorização
Um marco é um processo padronizado que permite atribuir valores a diferentes tarefas para decidir o que fazer a seguir. Ele substitui o instinto pela pontuação inteligente e permite filtrar a entrada subjetiva e o trabalho de adivinhação ao tomar decisões. É importante tornar o processo escalável e repetível para que possa ser usado com frequência. Isto, por sua vez, criará confiança na tomada de decisões da equipe.
Executar o marco de priorização
A pontuação utilizada no processo de priorização considera diferentes critérios, tais como valor, custo, risco e oportunidade. Também é possível atribuir diferentes ponderações aos critérios. O sistema então pontua as várias opções entre zero e cem e ajuda a exibir os resultados. Este processo é a execução da estrutura de priorização.
Elaboração de um roteiro
O desenvolvimento de uma planilha baseada nos resultados do projeto é útil para visualizar a direção a longo e curto prazo do projeto. Além disso, é de grande ajuda para atingir os objetivos estabelecidos. Em outras palavras, um roteiro é um documento estratégico, baseado em ações.
O uso das etapas acima não só removerá parte da aleatoriedade de tais decisões, mas também poderá levar seu trabalho a um novo nível estratégico.
Para os profissionais que querem aprender mais sobre gerenciamento de projetos, é possível fazê-lo através dos programas oferecidos pela UNINI. Um dos cursos em sua oferta acadêmica é o Mestrado em Desenho, Gestão e Direção de Projetos.
Fonte: The Key to Creating Clear Roadmaps and Strategically Prioritizing Projects
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