Fazer reuniões de trabalho altamente eficazes é possível se for estabelecido um protocolo de gerenciamento e uma metodologia que também aumentem o desempenho da equipe.
As reuniões de trabalho mal planejadas podem ser um fiasco. Mau gerenciamento pode levar a reuniões improdutivas e chatas, sessões intermináveis e que, em resumo, não agregam valor ao projeto ou à estratégia empresarial.
No Project Management, as reuniões de equipe e / ou com clientes são essenciais para alinhar expectativas, organizar tarefas e atribuir tarefas a membros da equipe. No entanto, um planejamento inadequado pode levar a sessões que, em alguns casos, prejudicam a produtividade do equipamento. Para aliviar esses tipos de situações, é aconselhável seguir uma metodologia padronizada que garanta reuniões de trabalho eficazes.
Alguns dos pontos essenciais para manter as sessões focadas são as seguintes:
- Planejar a reunião com antecedência
A pessoa responsável deve coletar todos os pontos-chaves para discutir durante a reunião. Para isso, é aconselhável estabelecer uma agenda com objetivos e compartilhar essa informação com o convocado. Desta forma, todos os membros podem ter uma visão geral do programa da reunião, adicionar tópicos de discussão e se preparar para a sessão com antecedência.
- Convocar as pessoas corretas
Isso acontece com muita frequência. Reuniões em que participam os membros que não são relevantes ou que não estão diretamente relacionados ao projeto em questão. Esse tipo de situação causa uma perda potencial de tempo em outras tarefas e atrasos nas entregas, por exemplo. É essencial convocar as pessoas apropriadas para a reunião, a fim de participar e trazer valor real à discussão.
- Moderação
Além de estabelecer um foco de discussão, o papel de uma pessoa moderadora é essencial. Essa função permite que a sessão seja centralizada quando ocorrerem desvios do tema central e pode ser de grande ajuda, especialmente em reuniões com clientes em que a comunicação deve fluir de maneira ideal.
- Acompanhamento
Durante a reunião, as resoluções dos temas acordados na agenda devem ser incluídas. Também será importante estabelecer novas ações e atribuir tarefas à equipe. Quando a reunião terminar, esses dados devem ser compartilhados pelos agentes envolvidos na sessão, para que toda a equipe tenha as seguintes linhas de ações claras.
- Duração
Recomenda-se que as reuniões de trabalho não excedam 45 minutos. Está provado que depois de passar a barreira dos 20 minutos, a atenção em uma reunião diminui progressivamente. Por esta razão, é importante estimar a duração e ajustar os pontos de discussão a tempos que permitam manter a atenção e favorecer a máxima produtividade e eficácia.
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Fonte: Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas
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