Para reduzir a carga de trabalho do departamento financeiro e para reduzir erros, pode ser uma boa ideia para sua empresa considerar pagamentos recorrentes.

A mudança para pagamentos recorrentes em sua empresa pode lhe poupar tempo e dinheiro. É especialmente útil para empresas com funcionários, fornecedores e serviços contratados. Embora a quantia possa ser diferente ou igual a cada vez, pagamentos recorrentes podem ser usados para garantir que cada empresa ou indivíduo receba o dinheiro em tempo hábil. 

Em contraste, um pagamento único é melhor para um bem ou serviço que não seja recorrente. Esta é uma compra única, tal como uma ferramenta específica ou um serviço de manutenção. Não é como uma assinatura, onde os pagamentos são feitos em incrementos iguais. 

Para pagar fornecedores e funcionários, as transferências individuais teriam que ser feitas para cada destinatário, de modo que um método de pagamento recorrente seria mais eficiente. Os pagamentos recorrentes automatizados também têm muitas outras vantagens. 

• Isso economiza tempo: Quando há até centenas de pagamentos a cada mês, levaria muito tempo para fazer um pagamento único a cada vez. Isto consome o tempo do departamento financeiro, que poderia usar seus recursos de forma mais eficaz em outros lugares. Teriam que estar constantemente cientes de cada prazo de pagamento, enquanto um pagamento automatizado manteria o controle de todas as datas de vencimento.
• Minimizar os erros: Como mencionado no ponto anterior, se o departamento financeiro tiver que acompanhar todas as datas de vencimento de pagamentos manuais, é provável que cometa um erro em algum momento. Esses erros podem levar a penalidades e sobretaxas. Em contraste, um sistema automatizado pode fazer pagamentos em tempo hábil para evitar taxas atrasadas. 
• Gestão de caixa: Ao organizar transferências de dinheiro de sua empresa para fornecedores e funcionários, você pode antecipar melhor seu sistema financeiro. Por exemplo, se você já anotou os pagamentos recorrentes essenciais para um mês, você pode ver se tem os meios financeiros para adicionar uma compra ao calendário. Com isto em mente, você também pode negociar quando pagar aos fornecedores em tempo hábil para trabalhar com seu calendário financeiro.  
• Aumento da produtividade: Quando o departamento financeiro não estiver gastando todo seu tempo com pagamentos manuais, terá tempo para tarefas mais importantes. Serão capazes de desempenhar mais eficientemente outras funções para o progresso da empresa.

É necessário um sistema para administrar esses pagamentos a fim de organizar todas as datas de vencimento e destinatários. Por exemplo, o software myGESTION pode ajudar as empresas. Para cada pagamento, ele cria um documento com o valor, o destinatário, a transferência, o motivo do pagamento e outras informações importantes. Também fornece outros recursos para a gestão de sua empresa. 

Para saber mais sobre como organizar as finanças de sua empresa, a Universidade Internacional Iberoamericana (UNINI Porto Rico) oferece vários programas. Um dos cursos é o Mestrado em Direção Estratégica com especialização em Gerência.  

Fontes: ¿Cómo gestionar pagos recurrentes?

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