Para disminuir el trabajo del departamento financiero y propiciar menos errores, puede ser una buena idea para su empresa considerar los pagos recurrentes.

El cambio a los pagos recurrentes en su empresa podría ahorrarle tiempo y dinero. Es especialmente útil para empresas con empleados, proveedores y servicios contratados. Aunque el importe puede ser diferente o el mismo cada vez, los pagos recurrentes pueden utilizarse para garantizar que cada empresa o individuo reciba el dinero en el momento oportuno.

Por el contrario, un pago único es mejor para un bien o servicio que no es recurrente. Se trata de una compra única, como la de una herramienta específica o un servicio de mantenimiento. No es como una suscripción, en la que los pagos se realizan en incrementos iguales.

Para pagar a los proveedores y a los empleados, habría que hacer transferencias individuales para cada destinatario, por lo que un método de pago recurrente sería más eficiente. Los pagos recurrentes automatizados también tienen muchas otras ventajas.

• Ahorra tiempo: Cuando hay hasta cientos de pagos cada mes, llevaría bastante tiempo hacer un pago único cada vez. Esto consume el tiempo del departamento financiero, que podría utilizar sus recursos de forma más eficaz en otros aspectos. Tendrían que estar constantemente al tanto de cada plazo de pago, mientras que un pago automatizado mantendría un seguimiento de todas las fechas de vencimiento.
• Minimiza los errores: Como se ha mencionado en el punto anterior, si el departamento financiero debe llevar la cuenta de todos los vencimientos de los pagos manuales, es probable que cometa algún error en algún momento. Estos errores pueden dar lugar a sanciones y recargos. En cambio, un sistema automatizado puede realizar los pagos a tiempo con mayor precisión para evitar los recargos por demora.
• Gestión del efectivo: Al organizar las transferencias de efectivo de su empresa a los proveedores y empleados, puede prever mejor su sistema financiero. Por ejemplo, si ya ha anotado los pagos recurrentes esenciales para un mes, podrá ver si tiene los medios financieros para añadir una compra al calendario. Teniendo esto en cuenta, también puede negociar cuándo pagar a los proveedores puntuales para que funcione con su calendario financiero. 
• Aumento de la productividad: Cuando el departamento financiero no esté dedicando todo su tiempo a los pagos manuales, tendrá tiempo para tareas más importantes. Podrán realizar de forma más eficiente otras funciones para el progreso de la empresa.

Se necesita un sistema para gestionar estos pagos con el fin de organizar todas las fechas de vencimiento y los destinatarios. Por ejemplo, el software myGESTIÓN puede ayudar a las empresas. Para cada pago, crea un documento con el importe, el receptor, la transferencia, el motivo del pago y otros datos importantes. También proporciona otros recursos para la gestión de su empresa.

Para saber más sobre cómo organizar las finanzas de tu empresa, la Universidad Internacional Iberoamericana (UNINI Puerto Rico) ofrece diversos programas. Uno de estos cursos es la Maestría en Dirección Estratégica con Especialidad en Gerencia. 

Fuente: ¿Cómo gestionar pagos recurrentes?

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