La gestión de proyectos audiovisuales suele presentar diversos retos, contratiempos e imprevistos que complican alcanzar el éxito. 

Como en toda clase de proyectos, es habitual que se presenten imprevistos y contratiempos que pueden provocar un caos en la gestión. En el ámbito audiovisual es recurrente que muchas empresas se involucren en el desarrollo de los proyectos y esto lo complica más. Sin embargo, Lina Villa, experta en el ámbito, indica que estas cuestiones son parte del proyecto. Es necesario tener en consideración que los imprevistos pueden ocurrir y lo importante es reaccionar a tiempo, de la manera más correcta posible.  

La clave para superar los problemas es tratar de avanzar y buscar soluciones lo más rápido que se pueda. Villa indica que, para lograr lo anterior, la clave es la empatía y aprender a gestionar las emociones; tanto de los gestores como de los clientes.  

Otro de los aspectos a tomar en cuenta es la transparencia. Puesto que no sirve de nada ocultar los problemas que surgen al cliente, ya que tarde o temprano verán la luz de alguna manera. 

Desarrollo de los proyectos audiovisuales

Lo primero es realizar una planificación y estructuración de los pasos a realizar hasta llegar a la finalización del proyecto. Para ello, Villa propone desarrollar una nueva metodología que combina la organización tradicional con la metodología Agile. 

Esta nueva metodología prioriza a los individuos e interacciones frente a los procesos y herramientas; al funcionamiento de los proyectos frente a la realización de documentación extensiva; a la colaboración con el cliente frente a la negociación, entre otros. El proceso de desarrollo de esta metodología consta de cinco fases: inicio, planificación, implementación, monitoreo y control y cierre. 

Documentación

Es indispensable contar con seis tipos de documentación que son elementales para iniciar y ejecutar el proyecto, y que respaldan a la empresa. En las reuniones donde los comerciales plantean los proyectos de los clientes, se debe crear un acta de constitución del proyecto. Es decir, dejar por escrito que se ha vendido a cada cliente, para comprender claramente qué se entregará al cliente, fechas y alcance. 

También es importante realizar la estructura desglosada del trabajo para determinar cuánto tiempo se dedica a cada tarea. En el plan de gestión del proyecto se debe informar cómo se está realizando la gestión del proyecto. Irá de la mano del informe de visitas, que debe ser compartido con el cliente diariamente. De esta forma el cliente sabrá qué se está trabajando, cómo se está solucionando los problemas. 

Por último, es importante elaborar actas de capacitación, para constar las formaciones que realizan, quién las imparte y quiénes asisten. Luego de finalizar el proyecto, se debe crear un acta de cierre, en el cual el cliente debe firmar que recibió el proyecto a tiempo. 

Finalmente, la Universidad Internacional Iberoamericana (UNIB) ofrece la Maestría en Diseño y Dirección de Proyectos. 

Fuente: ¿Cómo optimizar la gestión de proyectos audiovisuales?