Priorizar proyectos estratégicamente es clave para alcanzar el éxito si se hace adecuadamente
Priorizar proyectos estratégicamente es clave para poder tener éxito. Uno de los mayores problemas de los gerentes de proyectos es decidir qué tareas se van a realizar en un determinado tiempo. Por ejemplo, si hay 20 tareas a completar antes del fin de mes, pero solo hay tiempo para 10. ¿Cuáles tareas son las prioritarias?
Esta es una pregunta que, por falta de conocimiento u organización, se responde de manera instintiva. Sin embargo, no hay que restarle importancia a la planificación. Una mala toma de decisiones puede significar el fracaso de una empresa o de un proyecto. Por lo tanto, la planificación estratégica debe ser esencial para lograr el éxito.
En PMI, Project Management Institute, Dave Garrett ha creado Airfocus, un proceso de priorización que gira en torno a cuatro pasos.
Gestionar los comentarios de los clientes
Escuchar a los clientes, organizar sus comentarios y vincular estos comentarios a ideas y proyectos puede ayudar a mejorar la toma de decisiones. La información que ofrece el mercado, además de los datos que ofrecen los clientes, es útil para validar ideas, reducir el riesgo, tomar decisiones basadas en datos. Tener un sistema de gestión de ideas centralizado le permite a su equipo analizar, calificar y validar ideas para asegurarse de que se alineen con su visión y estrategia de alto nivel.
Definir un marco de priorización
Un marco es un proceso estandarizado que permite asignar valores a distintas tareas para decidir que hacer a continuación. Reemplaza el instinto con puntajes inteligentes y le permite filtrar la entrada subjetiva y las conjeturas al tomar decisiones. Es importante realizar un proceso escalable y repetible para poder utilizarlo con frecuencia. A su vez, esto fomentará la confianza para la toma de decisiones del equipo.
Ejecutar el marco de priorización
La puntuación utilizada en el proceso de priorización considera diferentes criterios como valor, costo, riesgo y oportunidad. También puede asignar diferentes ponderaciones a los criterios. A continuación, el sistema puntúa las distintas opciones entre cero y cien y ayuda a visualizar los resultados. Este proceso es la ejecución del marco de priorización.
Elaborar una hoja de ruta
Elaborar una hoja basada en los resultados de la priorización es útil para visualizar la dirección a largo y corto plazo del proyecto. Además, es de gran ayuda para cumplir con los objetivos establecidos. En otras palabras, una hoja de ruta es un documento estratégico y basado en acciones.
La utilización de los pasos anteriores, no solo eliminará parte de la aleatoriedad de tales decisiones, sino que también puede llevar su trabajo a un nuevo nivel estratégico.
Para aquellos profesionales que deseen conocer más acerca de gestión de proyectos pueden lograrlo a través de los programas ofrecidos por UNINI. Uno de los cursos impartidos es la . Maestría en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos.
Fuente: The Key to Creating Clear Roadmaps and Strategically Prioritizing Projects
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