Tener reuniones de trabajo altamente efectivas es posible si se establece un protocolo y metodología de gestión que, además, impulse el rendimiento del equipo.
Las reuniones de trabajo mal planificadas pueden resultar todo un fiasco. Una mala gestión puede derivar en meetings poco productivos y aburridos, sesiones interminables y que, en definitiva, no aportan valor al proyecto ni a la estrategia empresarial.
En Project Management, las reuniones de equipo y/o con los clientes son imprescindibles para alinear expectativas, organizar tareas y asignar tareas a los miembros del equipo. No obstante, una planificación poco cuidada puede dar a lugar a sesiones que, en algunos casos, perjudican la productividad del equipo. Para paliar este tipo de situaciones, es recomendable seguir una metodología estandarizada que garantice reuniones de trabajo efectivas.
Algunas de las claves para mantener sesiones focalizadas son las siguientes:
- Planificar la reunión con antelación
El responsable deberá recoger todos los puntos clave a discutir durante la reunión. Para ello, es recomendable establecer una agenda con objetivos y compartir esta información con los convocados. De esta forma, todos los miembros podrán tener una visión general del programa de la reunión, añadir temas de discusión y prepararse para la sesión con antelación.
- Convocar a las personas correctas
Ocurre con demasiada frecuencia. Convocatorias donde asisten miembros que no son relevantes o que no están directamente relacionados con el proyecto en cuestión. Este tipo de situaciones provoca una pérdida de tiempo potencial en otro tipo de tareas y retrasos en entregas, por ejemplo. Es imprescindible convocar a las personas apropiadas a la reunión con el objetivo de que puedan participar y aportar valor real a la discusión.
- Moderación
Además de establecer un foco de discusión pautado, es imprescindible el rol de una persona moderadora. Esta función permite centrar la sesión cuando ocurran desvíos del tema central y puede ser de gran ayuda especialmente en reuniones con clientes en los que la comunicación debe fluir de forma óptima.
- Seguimiento
Durante la reunión deben recogerse las resoluciones de los temas acordados en la agenda. Asimismo, será importante establecer nuevas acciones y asignar tareas al equipo. Una vez terminada la reunión, estos datos deberán ser compartidos por los agentes implicados en la sesión para que todo el equipo tenga clara las siguientes líneas de actuación.
- Duración
Se recomienda que las reuniones de trabajo no sobrepasen los 45 minutos de duración. Está comprobado que tras pasar la barrera de los 20 minutos la atención en una reunión disminuye progresivamente. Por este motivo es importante estimar el tiempo de duración y ajustar los puntos de discusión a tempos que permitan mantener la atención y favorezcan la máxima productividad y efectividad.
- Para aquellas personas interesadas en todo lo relacionado con la gestión de proyectos, los procesos implicados, así como las buenas prácticas para reuniones de trabajo altamente efectivas, Universidad Internacional Iberoamericana (UNINI-Puerto Rico) ofrece la Maestría en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos. Esta formación ofrece una visión integral de la totalidad de procesos de la gestión de proyectos.
Fuente: Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas
Imagen: Todos los derechos reservados
